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BORN TO BE SMART ORDER • INVOICE • INVENTORY 14 Länder 4.182 User 1.200 Kunden 93.595 Belege/Monat 24.488 Bestellungen/Monat Der digitale procure-to-pay Prozess mit allinvos Die allinvos ist ein Dienstleistungsunternehmen, das auf digitale Prozesse der Hospitality Branche spezialisiert ist. allinvos wurde 2008 gegründet und ist ein Branchenpionier für Digital- isierung. Aktuell setzen über 1.200 Unternehmen aus den Bereichen Hotellerie, System- gastronomie und Health Care auf die Lösungen der allinvos. Die allinvos unterstützt ihre Kunden dabei, sämtliche Prozesse auf digitalem Weg zu vereinfachen sowie die Produktivität, Wirt- schaftlichkeit und revisionssichere Transparenz zu erhöhen. Hierbei reicht das Spektrum vom webbasierten Bestellmanagement bis hin zur Online-Zahlungs- und Rechnungsabwicklung inklusive Vertragsmanagement und Reporting. Alle Lösungen sind mehrsprachig, mandanten- fähig und werden europaweit (u. a. Deutschland, Österreich, Schweiz, Luxemburg, Belgien, Tschechien, Polen, Slowakei, Ungarn, Spanien, Niederlande) und darüber hinaus in England und Sri Lanka angeboten. Die Daten werden in Deutschland gehostet. Auch Zertifikate spielen eine große Rolle: So ist das Rechnungsmanagement zum Beispiel nach IDW PS 880 (2016) und nach ISAE 3402 n.F. (Typ 1) (2022) geprüft, das Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015 (2022) DEKRA-zertifiziert. allinvos is part of DEHAG Hospitality Group
ORDER Bestellsystem INVENTORY Warenwirtschaft INVOICE Rechnung SUSTAINABILITY MANAGEMENT Leadity CONTRACT Vertrags- management API Finanzbuchhaltung INSIGHTS Auswertung & Reports TRAVEL EXPENSES Skovik Mit allinvos bilden Sie den kompletten procure-to-pay-Prozess ab: Der Prozess ist in mehrere Schritte unterteilt und deckt alle Phasen des Einkaufs und der Zahlungsabwicklung ab. 1. Bedarfsermittlung und Lieferantenauswahl: Identifizierung der benötigten Waren oder Dienstleistungen innerhalb des Unternehmens und Auswahl eines geeigneten Lieferanten basierend auf Kriterien wie Preis, Qualität, Lieferzeit und Zuverlässigkeit. 2. Anforderungserstellung: Erstellung und Einreichung einer internen Anforderung oder Bedarfsanforderung. 3. Genehmigung der Anforderung: Überprüfung und Genehmigung der Bedarfsanforderung durch die zuständigen Personen oder Abteilungen. 4. Bestellung: Erstellung und Versand der offiziellen Bestellung an den ausgewählten Lieferanten. 5. Warenannahme und -prüfung: Annahme der gelieferten Waren oder Dienstleistungen und Überprüfung auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Qualität. 6. Rechnungsprüfung: Automatisierter Vergleich der eingegangenen Rechnung mit der Bestellung und den gelieferten Waren oder Dienstleistungen (webbasiert von jedem Ort der Welt), um sicherzustellen, dass diese übereinstimmen. 7. Zahlung: Freigabe und Durchführung der Zahlung an den Lieferanten gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen. 8. Buchhaltung und Reporting (revisionssicher): Erfassung aller Transaktionen in der Buchhaltung und Erstellung von Berichten zur Analyse und Nachver- folgung des Einkaufsprozesses. Der Procure-to-Pay-Prozess ist wichtig, um Effizienz, Transparenz und Kostenkontrolle in der Beschaffung und Zahlungsabwicklung zu gewährleisten. Moderne Unternehmen nutzen häufig ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), um den P2P-Prozess zu automatisieren und zu optimieren. Die Rechnungserfassung liegt komplett bei allinvos. Sie sparen sich mühsames Postöffnen, Kopieren, Tackern und Abstempeln von Rechnungen. Zudem archivieren wir alle Dokumente (Eingangsrechnungen, Anlagen etc.) inklusive der Bearbeitungshistorie für Sie.
REFERENZEN & KUNDEN Über 1.200 Unternehmen aus der Hospitality-Branche (Hotellerie, System- Gastronomie, Freizeitparks, Kreuz- fahrtschiffe, Casinos) sowie dem Gesundheitswesen (Reha, Pflege, Pflegeheime, Seniorenresidenzen, Kranken- häuser) setzen europaweit (u. a. Deutschland, Österreich, Schweiz, Luxemburg, Belgien, Tschechien, Polen, Slowakei, Slowenien, Ungarn, Spanien, Niederlande, England) und darüber hinaus in Sri Lanka auf die digitalen Lösungen (Invoice, Order & Inventory) der allinvos. Hier geht‘s zu allen Referenzen:
ORDER BESTELLSYSTEM Ihre Vorteile • Ein Bestellsystem für all Ihre Artikel & Lieferanten • Individuelle Bestelllisten selbst erstellbar • Inventuren • Preiskontrolle • Revisionssichere Dokumentation • Mehrsprachig • Multimandantenfähig • 100% mobile per App • Vernetzbar mit Kreditorenmanagement (INVOICE) • LMIV-Informationen • Historische Warenkörbe Unsere Leistungen • Multilieferanten-Ordering • Einkaufspreisanzeigen und -vergleiche • Informationen zu Liefertermin • Genehmigungsworkflows für Bestellfreigaben • Rund 30 Managementreports mit Exportmöglichkeiten • Unlimited User, Kostenstellen, Lager- und Verbrauchsstellen • Service – persönlich – Integration und Set up, Schulung aller MitarbeiterInnen, Kostenfreie Hotline werktags von 8.00 Uhr bis 18.00 Uhr, Kostenfreie Webinare für Nachschulungen • Mobile Anwendung „APP to order“ kostenfrei im Google Playstore (Android) und Apple-App Store (IOS) • Hosting in Deutschland
APPS ALLINVOS ORDER | FUTURELOG Die allinvos Order-App ermöglicht es Privat- und Markenhotels, Residenzen, Top Restaurants und Gastronomien ihre Bestellungen jetzt noch anwenderfreundlicher auf ihrem Smartphone zu tätigen. Diese App ist die optimale Ergänzung, um die Bestellprozesse in Ihrer Firma auch von unter- wegs und fernab vom Schreibtisch abzuwickeln. Bestellen Sie wie gewohnt bei Ihren Lieferan- ten und behalten Sie offene Bestellungen im Blick. Sie benötigen ein kompatibles Gerät mit passender Einstellung für Ihr Land oder Region und die App muss für Ihre Firma freigeschaltet sein. Zusätzlich müssen Sie ein registrierter allinvos Order-Benutzer sein, um diese App einset- zen zu können. Funktionen der allinvos Order-App: • Automatische Synchronisation der allinvos Order-App mit Ihrer allinvos Order-Webanwen- dung • Persönliches Dashboard: Einkaufsverhalten, Reports, Auswertungen • Genehmigungsworkflow für die Freigabe von geplanten Bestellungen • Berücksichtigung der vereinbarten, individuellen Preisvereinbarungen • Übersicht über alle getätigten Bestellungen • Wandlung der offenen Bestellungen in Wareneingänge • Inventurfunktion Mit der FutureLog WebShop App lässt sich der gesamte Beschaffungsprozess von unterwegs verwalten, überwachen und freigeben. Alle Aspekte des Einkaufs, der Bestandsverwaltung und der Rechnungsstellung werden sicher, effizient und transparent in unserer vollständig integ- rierten, Cloud-basierten Procure-to-Pay-Plattform ausgeführt. Funktionen der FutureLog-App: • Zeigen Sie Ihre vollständigen Lieferantenkataloge an • Greifen Sie auf Ihre Bestelllisten und Bestellarchive zu • Profitieren Sie von Echtzeitpreisen • Siehe umfassende Übersichten aller Transaktionen • Scannen Sie Barcodes mit der Kamera Ihres Geräts für einen schnellen Einkauf
INVENTORY WARENWIRTSCHAFT Ihre Vorteile • 100% mobile per App • Lieferantenunabhängig • Multimandantenfähig • Mehrsprachig • Rezepturverwaltung • Hosting in Deutschland und Schweiz Unsere Leistungen • Managementreports mit Exportmöglichkeiten • Kostenbuchungen auf Lager, Kostenarten und Kostenstellen • Wareneingangsbuchungen • Rezeptur- und Kalkulationsmodul inkl. Bebilderung • Anbindung an Kassensysteme • Anbindung an Kreditorenmanagementsysteme (INVOICE) • Service – persönlich – Integration und Set up, Projekt- und Umsetzungsplanung, • Schulung aller MitarbeiterInnen, Anlage neuer Kreditoren, kostenfreie Hotline • werktags von 8.00 Uhr bis 18.00 Uhr, kostenfreie Webinare für Nachschulungen • Mobile Anwendung kostenfrei im Google Playstore (Android) und Apple-App Store (IOS)
APP FUTURELOG Mit der FutureLog WebShop App lässt sich der gesamte Beschaffungsprozess von unterwegs verwalten, überwa- chen und freigeben. Alle Aspekte des Einkaufs, der Bestandsverwaltung und der Rechnungsstellung werden sicher, effizient und transparent in unserer vollständig integrierten, Cloud-basierten Procure-to-Pay-Plattform ausgeführt. Bestellung • Zeigen Sie Ihre vollständigen Lieferantenkataloge an • Greifen Sie auf Ihre Bestelllisten und Bestellarchive zu • Profitieren Sie von Echtzeitpreisen • Siehe umfassende Übersichten aller Transaktionen • Scannen Sie Barcodes mit der Kamera Ihres Geräts für einen schnellen Einkauf Bestandsverwaltung • Zeigen Sie Ihre vollständigen Inventarlisten an und laden Sie sie herunter • Überwachen Sie zuverlässige Bestandsübersichten in Echtzeit • Fügen Sie Artikeln Barcodes hinzu, um sie einfach zu verfolgen, und verwenden Sie die Kamera Ihres Geräts, um sie zu finden • Genehmigen Sie Ihre Inventarlisten mit einer E-Signatur • Übernehmen Sie die volle Kontrolle über zentralisierte Stammdaten Lagerübertragung • Überprüfen Sie interne Bestelllisten und Anfragen • Buchen Sie Inhouse-Transaktionen
INVOICE RECHNUNG Ihre Vorteile • SAAS (Software-as-a-Service) • 100% mobile per App • Multimandantenfähig • Mehrsprachig • Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung • Hosting in Deutschland • Schnelles, verschlüsseltes Webportal mit Sicherheitsserver Unsere Leistungen • Vollautomatisierte, zentrale Erfassung aller Eingangsrechnungen (alle Formate) • Rechnungsworkflow komplett online (BPAAS - Business Process as a Service) von der Prüfung bis zum Zahllauf • Online-Archiv aller Eingangsrechnungen • Vollautomatisierte, zentrale Erfassung aller Eingangsmahnungen • Schnittstellen zu allen gängigen Finanzbuchhaltungen DATEV | FibuNet | Navision | SAP • Möglichkeit zur Anbindung an Finanz-BI-Lösung Fairmas (fairmas.com) | LucaNet (lucanet.de) und weitere • Möglichkeit zur Anbindung an Reisekosten- und Spesenabrechnungslösung Skovik (skovik.com/de) • INSIGHTS effiziente Datenanalyse und Prognosen in Echtzeit, sowie individuelles Reporting, u.a. Einkaufsoptimierung | Liquiditätsprüfung | Skontoerlöse | Kreditorenumsätze • Möglichkeit zur Anbindung an Einkaufs- & Beratungscompanies
APP ALLINVOS INVOICE Die allinvos invoice-App ermöglicht es Hotels, Restaurants, Handel- und Dienstleistungsunternehmen, ihre Rech- nungen, Belege und Zahlungen jetzt noch anwenderfreundlicher auf ihrem Smartphone zu bearbeiten und freizu- geben: digital, modular, sicher. Machen Sie‘s sich einfach, denn wir haben die Lösung für Sie! Diese App ist Ihr idealer Begleiter, um die Geschäftsprozesse in Ihrer Firma vom Einkauf bis zur Bezahlung auch von unterwegs oder fernab vom Schreibtisch abzuwickeln. Sie benötigen ein kompatibles Gerät mit passender Einstellung für Land oder Region und die App muss für Ihre Firma freigeschaltet sein. Zusätzlich müssen Sie ein registrierter allinvos invoice-Benutzer sein, um diese App einsetzen zu können. Funktionen der allinvos Invoice-App: • Automatische Synchronisation der allinvos invoice-App mit Ihrer allinvos invoice-Web- anwendung • Echtzeitkontrolle Ihrer Rechnungen und Belege • Persönliches Dashboard mit Warnmeldungen: überfällige Rechnungen und Belege, drohende Skontoverluste, Preiserhöhungen • Genehmigungsworkflow für Ihre Rechnungen, Belege und Zahlungen • Zuordnungsvergabe in Rechnungen • Anzeige von Kontierungsinformationen • Informationen zu Letztpreiserhöhungen • Hinzufügen und Anzeigen von Rechnungsanhängen • Weiterleitung von Rechnungen und Belegen per E-Mail • Zugang zum Online-Archiv mit all Ihren Rechnungen und Belegen • Anpassung Ihrer persönlichen Einstellungen • Dunkelmodus (Dark Mode) • Einreichen von Auslagenerstattungen • Push-Benachrichtigungen empfangen, bei User-bezogenen Interaktionen
SUSTAINABILITY LEADITY „ESG Legal Framework“ – das betrifft alle Hotels in Zukunft! Die Europäische Kommission verfolgt das Ziel, „Greenwashing“ in die Grenzen zu weisen. In Zukunft heißt es „keine Nachhaltigkeitsaussagen mehr ohne belastbaren Nachweis!“ Mit dem neuen „ESG Legal Framework“ gibt es nun einen gesetzlichen Rahmen, der das Ziel verfolgt, Europa insgesamt nachhaltiger zu gestalten, indem Nachhaltigkeit zuerst definiert und dadurch messbar sowie vergleichbar gemacht wird. Hierzu zählen Themen wie Nachhaltig- keitsstrategie, Klimabilanzierung, Lieferketten-Sorgfaltspflicht, Nachhaltigkeitsberichte und vieles mehr. Dokumentationspflichten entstehen Hotels & Hotelketten müssen entsprechenden Dokumentationspflichten nachkommen. Zum Beispiel selbst dann, wenn sie nur wenige Zimmer haben und „eigentlich“ nicht unter die Dokumentationspflicht fallen. Wenn sie jedoch von großen Firmenkunden, die dokumentations- pflichtig sind, Buchungen bekommen wollen, müssen sie spätestens dann entsprechende Dokumentationen vorlegen. Über kurz oder lang betrifft der „ESG Legal Framework“ somit jedes Hotel. Bürokratiebremse dank leadity Nun haben Hotels heute schon eine enorme Menge an administrativen Dingen zu erfüllen. Der Bürokratismus nimmt laufend zu! allinvos hat sich daher am Markt für Sie umgeschaut und in Kooperation mit dem deutschen Mittelstandsverbund den neuen Netzwerk-Partner „leadity“ gefunden als auch ein Rahmen- abkommen geschlossen. Mit „leadity“ lassen sich Nachhaltigkeitsdokumentationen in einer Software erstellen! Zudem hat leadity eine vierstufige Hierarchiestruktur, so dass zum Beispiel auch Hotelketten mit untergeordneten Betreibergesellschaften ihre komplette Nachhaltigkeitsdokumentation in leadity zentral steuern und auswerten können! Dashboard von leadity, der digitalen Plattform für Nachhaltigkeits- strategie, Management und Berichtserstattung. Auch bei Klimabilanzierung können branchenspezifische Äquivalenz- zahlen ermittelt werden, auf die Sie in leadity zugreifen können..
Zentraler Hub für Nachhaltigkeitsdokumentation Mit der maßgeschneiderten Softwarelösung von „leadity“ können Sie zukünftig Ihr Nachhaltig- keitsmanagement in Ihrem Unternehmen also smart & einfach umsetzen. Das Management- Tool fungiert als zentraler, dynamischer Hub, in dem alle relevanten Daten und Informationen aus externen Quellen per Upload oder Schnittstelle automatisiert in die Software integriert, erfasst und im Anschluss daran individuell abgerufen und in verschiedene Berichte ausgesteu- ert werden – und das auch konsolidiert für mehrere Standorte / Niederlassungen. Die digita- le Plattform ist somit ein wegweisendes Tool für Unternehmen, um ESG-Reportings und die Nachhaltigkeitsstrategie gemäß der Nachhaltigkeitsstandards zu erstellen. leadity - Jetzt DEMO-Termin vereinbaren Sollten Sie sich für die Softwarelösung von leadity entscheiden, können Sie einen persönlichen Nachhaltigkeits-Experten von leadity hinzubuchen, der Ihnen die Einrichtung der Software er- leichtert und individuelle Anforderungen berücksichtigt. Jetzt DEMO-Termin vereinbaren! In einem 1-stündigen Termin werden Ihre Nachhaltigkeitsan- forderungen erarbeitet und aufgezeigt, wie die Software Ihnen bei Ihrer Strategie und Berichts- pflicht helfen kann. InfoLine leadity: InfoLine allinvos: Christian Hechler-Wien Telefon: +49 (0) 1522 80 36 204 E-Mail: christian.hechler-wien@leadity.de Sascha de Clerque Telefon: +49 (0) 61 96-77 448-952 E-Mail: sascha.declerque@allinvos.de
CONTRACT* VERTRAGSMANAGEMENT Ihre Vorteile • Transparent • Verwaltung aller Lieferanten & Dienstleistungsverträge • Erinnerungsfunktionen • Erfassung aller Verträge in einem einheitlichen Format • Einheitliche Darstellung aller Verträge und relevanter Vertragsinformationen • Ergänzung und Anlage bei laufenden Verträgen von Vertragsänderungen • Klassifizierung unterschiedlicher Vertragstypen z.B. Wartungsverträge, Leasingverträge, Mobilfunkverträge etc. • Schnelles, verschlüsseltes Webportal mit Sicherheitsserver (weltweiter Zugriff, keine extra Software, keine extra Hardware, keine Wartungsverträge • International (Deutschland, Österreich, Schweiz, Luxemburg, Belgien, Tschechien, Polen, Slowakei, Ungarn, Spanien, Niederlande, England & Sri Lanka) • Hosting in Deutschland Unsere Leistungen • Vollautomatisierte Information, sobald Vertragsende erreicht wird • Online-Archiv aller Verträge mit Such- und Filterfunktion • E-Mail-Funktion für jeden Vertrag • Notizfunktion und Dokumentation für jeden Vertrag • Rechtestruktur nach individuellen Wünschen und Gruppierung nach z.B. Abteilungen, Kostenstellen etc. • Service – persönlich - Integration und Set up, Projekt- und Umsetzungsplanung, Schulung aller MitarbeiterInnen, Anlage neuer Kreditoren, kostenfreie Hotline werktags von 8.00 Uhr bis 18.00 Uhr, kostenfreie Webinare für Nachschulungen *nur in Verbindung mit allinvos INVOICE
API* FINANZBUCHHALTUNG Mit allinvos INVOICE setzen Sie auf sichere und effiziente elektronische Prozesse, die alle buchungsrelevanten Daten direkt in Ihre Buchhaltungssysteme übertragen. Dies erhöht nicht nur die Genauigkeit, sondern auch die Effizienz Ihrer Buchhaltung erheblich. Dank unserer fortschrittlichen Schnittstellen zu den führenden Finanzbuchhaltungen u.a. DATEV, Diamant, SAP genießen Sie eine schnelle und fehlerfreie Datenübertragung, wodurch manuelle Eingaben und potenzielle Fehler drastisch reduziert werden. Ihre Vorteile • Automatisierte Datenverarbeitung: Sparen Sie Zeit und Kosten im gesamten Rechnungs- management. • Fehlerfreie Datenübertragung: Vermeiden Sie manuelle Eingabefehler und steigern Sie die Genauigkeit. • Vielseitige Schnittstellen: Nutzen Sie unsere bestehenden Schnittstellen oder lassen Sie uns Ihre individuelle Anwendung integrieren. • Sicherer Datenaustausch: Profitieren Sie von einem sicheren Transfer Ihrer Bestell-, Liefer-, Rechnungs-, Buchungs-, Stamm- und Bilddaten. Ob Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft oder Business Intelligence – unsere Lösungen fügen sich nahtlos in Ihre bestehenden Anwendungen ein und optimieren Ihre Buchhaltungsprozesse nachhaltig. *nur in Verbindung mit allinvos INVOICE
INSIGHTS* AUSWERTUNG & REPORTS INSIGHTS ist eine KI-unterstützte Anwendung zur Analyse Ihrer Unternehmenskennzahlen. Basierend auf den Daten von allinvos INVOICE erhalten Sie Hinweise und Handlungs- empfehlungen für Ihre aktuelle Geschäftslage – und das in Echtzeit! Vom Rechnungseingang bis hin zur Bezahlung enthält INSIGHTS eine Fülle von Daten, mit denen Sie effiziente Entscheidungen treffen, Prozesse optimieren, präziser planen und besser arbeiten können. Ihre Vorteile • Minimaler Einrichtungsaufwand, da Daten schon vorhanden sind und keine extra Schnitt- stellen von einem System ins andere programmiert werden müssen. • Datengestützte Entscheidungen treffen • Prozesse optimieren, effizienter arbeiten, präziser planen • Übersichtliche Daten in Echtzeit, statt lokal gespeicherte Excel-Tabellen • Optimaler Datenvergleich durch individuelles Filtern nach Zeiträumen, Lieferanten und Standorten in allen Funktionen • Ausgabenprognosen für Folgemonat • Kostenfreie Basisversion Unsere Leistungen • Skontoalarm: Mit Skontooptimierung bares Geld sparen • Ranglisten: Top Lieferanten, Artikel und Soll-Konten mit Zuwachs und Rückgang • Ausgaben: Überblick über offene Rechnungen und erfolgte Zahlungen und Zahlungs- prognose • Preisbericht: Preisänderungen bei Artikeln und Lieferanten erkennen • Purchase to Pay: Aktivität und Struktur der Rechnungsverarbeitung • Lieferantencockpit: Analyse Ihrer Lieferanten, z.B. Belegvolumen, Zahlungskonditionen, E-Belege • Standortvergleich: Die wichtigsten KPI je Standort *nur in Verbindung mit allinvos INVOICE
TRAVEL EXPENSES* SKOVIK Skovik ist die automatisierte Softwarelösung für Ihre Reisekosten- und Spesenabrechnungen – effizient, zuverlässig und einfach zu bedienen. Mit Skovik wird Ihre Abrechnung zum Kinderspiel. Das System füllt alle notwendigen Informa- tionen wie Datum, Summe, Land und Mehrwertsteuer automatisch aus. Fotografieren Sie ein- fach Ihren Beleg vor Ort und reichen Sie ihn sofort ein. Skovik übernimmt den Rest, inklusive der Berechnungen für Kilometerpauschalen und Tagesspesen. Ihre Vorteile • Automatisierte Datenerfassung: Skovik liest alle wichtigen Daten direkt aus Ihren Belegen und erstellt Ihre Abrechnung automatisch. • Nahtlose Integration: Skovik integriert sich problemlos in allinvos INVOICE und sorgt so für einen reibungslosen Ablauf. • Regelkonformität: Vertrauen Sie darauf, dass Skovik alle geltenden Regeln und Vorschriften für Sie einhält. • Zeitersparnis: Reduzieren Sie den manuellen Aufwand erheblich und sparen Sie wertvolle Zeit. Seit 2021 ist allinvos Partner von Skovik. Erfassen Sie Ihre Belege rund um Reisekosten und Spesen mit Skovik und verarbeiten Sie die Abrechnung, inklusive Deckblatt, wie gewohnt mit allinvos INVOICE. *nur in Verbindung mit allinvos INVOICE
ENTSCHEIDEN SIE SICH NOCH HEUTE FÜR ALLINVOS. SO EASY. allinvos GmbH Frankfurter Straße 10–14 D–65760 Eschborn Tel: +49 (0) 61 96 774 48-0 E-Mail: info@allinvos.de allinvos.de
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